Use e-mails in InLoox for Outlook


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Use e-mails in InLoox for Outlook

InLoox allows you to assign e-mails to the document section of a project in a fast and easy way. InLoox displays a symbol if an e-mail has already been added to a project.

This is how you can assign e-mails to a project:

  1. Open an e-mail from your Outlook inbox or any other Outlook e-mail folder.
  2. In the Ribbon on the Home tab click on the Save Email button.
  3. Now you can select the project where you want to file the e-mail. You can choose between the projects that you have last opened or you can select any project from the project list. You have several options how to proceed with the e-mail:
    Besides that, you can save the e-mail in a subfolder of your project. If there is no suitable subfolder for the e-mail yet, you can create a new subfolder directly in the dialog. You can also assign a status to the e-mail. Furthermore, you can leave a note for other team members and create a link to a project element in the mind maps, tasks, planning or time tracking section.

    E-Mail zum Projekt hinzufügen

  4. After that, the e-mail will indicate to which project it has been assigned. 

    Hinweis auf abgelegte E-Mail

TIP If the assigned email was addressed to several recipients, each of them sees to which project this email has been assigned. This prevents duplicating the email as a project-document. For this to work, the recipients have to be working on the same InLoox database. 

When you insert an Outlook element with attachment into an InLoox PM project, there are various options to handle a attachment.

Method

Action

Pros & cons

Element with attachment

InLoox PM assigns the email and the attachment in file form to a project. (Outlook does the same).

Email and attachment are stored together.

The document list shows whether the element is carrying an attachment but no details of the attachment, such as name or type.

Element without attachment

InLoox assigns only the email to the project. All attachments will be removed.

 Saves storage space.

Attachments can neither be displayed nor saved in InLoox PM.

Attachment only

InLoox PM assigns only the attachment to the project. The email is discarded.

 Removes superfluous correspondence.

Correspondence (including notes) can neither be read nor saved in InLoox PM.

Element and attachment separately

InLoox PM assigns the email and attachment to the project separately

 Correspondence is kept. Attachments can be seen in the document list with name and type.

Relationship between correspondence and attachments is lost.

Mit wenigen Mausklicks können Sie aus einer E-Mail eine InLoox Aufgabe machen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie eine E-Mail aus Ihrem Outlook-Posteingang (oder einem anderen Ordner).
  2. Klicken Sie unter der Registerkarte Start im Ribbon in der Gruppe InLoox PM auf die Schaltfläche Aufgabe erstellen.

    Aufgabe aus E-Mail erstellen

  3. Entscheiden Sie nun, ob Sie aus der E-Mail eine persönliche Aufgabe zum Selbstmanagement oder eine projektbezogene Aufgabe erstellen möchten.
  4. Standardmäßig wird der Betreff der E-Mail als Name der Aufgabe und der E-Mail-Text als Beschreibung übernommen. Sie können aber beides im Dialog Aufgaben-Details ändern.

    Dialog Aufgaben-Details

    Geben Sie den Zeitaufwand ein, den Sie für die Aufgabe einkalkulieren. Mit dem kleinen Pfeil neben Arbeitstage können Sie einstellen, ob Sie den Zeitaufwand in Arbeitstagen, Stunden oder Minuten angeben möchten.

    Mit einem Klick auf den Pfeil bei Ressourcen können Sie eine der zuletzt verwendeten Ressourcen für die Aufgabe einteilen. Mit einem Klick auf die drei Punkte stehen Ihnen alle Kontakte aus der Kontaktliste zur Verfügung.

    Geben Sie weiterhin an, in welchem Zeitraum (Start und Ende) die Aufgabe erledigt werden muss.

    Im Bereich Dokumente können Sie eine Verknüpfung zu einem Dokument in InLoox für Outlook erstellen. Zusätzlich können Sie auswählen, welche Kontakte Sie über diese Aufgabe benachrichtigen möchten.

    Klicken Sie darunter auf Notizen, falls Sie weitere Notizen zur Aufgabe eingeben möchten.

  5. Sie erhalten wiederum einen optischen Hinweis in der E-Mail, dass sie als InLoox-Element verwendet wird.

    Hinweis auf Verwendung als Aufgabe in InLoox

In InLoox für Outlook können Sie außerdem direkt aus dem Outlook Posteingang heraus den Zeitaufwand in ein Projekt verbuchen, den eine E-Mail bedeutet.

  1. Öffnen Sie eine E-Mail aus Ihrem Outlook-Posteingang (oder einem anderen Ordner).
  2. Klicken Sie im Ribbon unter der Registerkarte Start in der Gruppe InLoox PM auf die Schaltfläche Zeit erfassen. Entscheiden Sie nun, auf welches Projekt Sie den Zeitaufwand buchen möchten.
  3. Geben Sie im Dialogfenster mehr Details zu Ihrem Zeiterfassungseintrag an:

    Dialog Neuer Zeiterfassungseintrag aus E-Mail

    Zusätzlich können Sie entscheiden, ob Sie den Zeiterfassungseintrag einer bestimmten Aufgabe oder einem Vorgang des entsprechenden Projektes zuordnen möchten (nutzen Sie den kleinen Pfeil neben Aufgabe, um zwischen Aufgabe und Vorgang umzuschalten) und ob sie ihn einer bestimmten Gruppe zuordnen möchten.

    Die entsprechenden Gruppen können in den InLoox Optionen angelegt und mit einem spezifischen Einkaufs- und Verkaufspreis belegt werden (erfordert Administratorberechtigungen).