Grundlegende Einstellungen für die Ressourcen-Übersicht

Damit Sie eine Ressourcen-Übersicht erhalten, die Ihre Arbeitsrealität widerspiegelt, müssen Sie folgende InLoox Account Einstellungen vornehmen.

Info Um die Einstellungen anzupassen, benötigen Sie Administrator-Rechte.

1. Arbeitszeiten und Kalender definieren

2. Berechtigungen lesend und schreibend einstellen

3. Person mit einem Kalender verknüpfen

4. Outlook-Kalender anbinden

Arbeitszeiten und Kalender in den InLoox Account Einstellungen definieren

In den Einstellungen unter Organisation >> Arbeitszeiten >> Arbeitszeiten müssen Sie zuerst die Anzahl der Arbeitsstunden pro Tag festlegen, also z. B. den Arbeitstag mit 8 Stunden angeben.

In den Einstellungen unter Organisation >> Arbeitszeiten >> Kalender müssen Sie die Standardkalender 24/7, Standard und Wochenende um weitere, individuelle Kalender ergänzen, falls Sie z. B. Teilzeitangestellte oder Schichtbetrieb abbilden müssen.

Zusätzlich sollten Sie in jedem Kalender Arbeitsfreie Tage hinterlegen, z. B. von den allgemeinen Feiertagen abweichende freie Tage.

Allgemeine Feiertage können über die InLoox API eingespielt werden.

Weitere Details finden Sie den Hilfe-Artikel zu Arbeitszeiten- und Kalender-Einstellungen.

Berechtigungen lesend und schreibend

Die neue Berechtigung Auslastungen lesen gibt der Person Leserechte für die Ressourcen-Übersicht. Damit kann die Person die Auslastung sehen, jedoch sieht Sie die Aufgabennamen nur, wenn sie auch mindestens Leserechte in dem zugehörigen Projekt hat.

Damit die Auslastung von InLoox berechnet werden kann, müssen die Aufgaben geplante Aufwände und eine Ressourcenzuweisung enthalten. Daher ist es wichtig, dass Personen, die für die Aufwandsschätzung zuständig sind, folgende Rechte entweder als Globale Berechtigung, Rollenberechtigung oder Abteilungsberechtigung erhalten:

• Projekt bearbeiten
• Aufgaben bearbeiten

Falls die Aufwandsschätzung über die Vorgangszuweisung der Aufgabe erfolgt, dann muss die Person folgende Berechtigungen erhalten:

• Projekt bearbeiten
• Planung bearbeiten

Im Hilfe-Artikel zu den InLoox Berechtigungen lesen Sie weitere Details dazu.

Person mit einem Kalender verknüpfen

Damit InLoox weiß, welchen Arbeitszeitkalender es für die Berechnung der Auslastung heranziehen soll, muss jede Person den für Sie passenden Kalender auswählen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie InLoox Web App auf und klicken Sie links im Menü auf Personen.
2. Markieren Sie Ihren eigenen Kontakteintrag und klicken Sie rechts auf An- und Abwesenheiten.
3. Aus dem Drop-down-Menü Kalender wählen Sie den für Sie passenden Kalender aus. Falls dieser nicht in der Liste zu finden ist, kontaktieren Sie Ihren InLoox Administrator.
4. Unter Arbeitsfreie Tage können Sie Ihre Urlaubstage eintragen. Klicken Sie dazu auf Neu und geben Sie die entsprechenden Daten ein.

Beispiel:

Outlook-Kalender anbinden

InLoox bietet für die Ressourcen-Übersicht eine erweiterte Integration mit den persönlichen Outlook-Konten. Mit der Microsoft 365 Kalender-Synchronisation werden Termine aus dem persönlichen Outlook-Kalender für die Ressourcenbelegung berücksichtigt und ermöglichen eine realistische Einschätzung der Verfügbarkeit und Auslastung. 

Diese Funktion erfordert eine Verknüpfung des Office 365-Kontos mit InLoox – dies können Sie schnell und einfach in den InLoox Einstellungen einrichten.

1. Rufen Sie InLoox Web App, klicken unten links auf Ihr Profilbild und anschließend auf Account-Einstellungen.
2. Klicken Sie links auf Synchronisation.
3. Klicken Sie bei Microsoft Office 365 - Kalender rechts auf den blauen Button Verbinden und folgen den Anweisungen von Microsoft.